こんにちは、Shiraです。
何度か転職をして、コンサルとしてもいろいろな職場を見てきました。
そこで気づいた、職場の「全体最適」の意識がなんとなく見える場面があります。
見るのは、コピー機。
もっと正確にいうと、
コピー用紙が切れた時、どう補充するか。
すごく地味な話です。
でも、こういう小さなところに、その職場の仕事の進め方って意外と出るんですよね。
人生の脱力ポイント
他の人の仕事を増やさない。
自分の次にやる人のことまで、少しだけ考える。
コピー用紙500枚、全部入れる？必要な分だけ入れる？
コピー機の紙が切れたとします。
近くには、500枚入りのコピー用紙が一束。
ここで、職場によって結構行動が違うなと感じています。
自分のことで精一杯な、少し余裕のない職場でよく見たのが、
100〜200枚くらい取る。
自分が使う分だけ補充する。
残りはコピー機の横へ置いておく。
というパターン。
もちろん、悪気はありません。
目の前の資料を早く印刷したい。
自分の仕事で精一杯。
だから、とりあえず自分が困らない量だけ入れる。
気持ちはよく分かります。
一方で、比較的余裕があって、全体を見る意識が強い職場では、
500枚を一束、そのまま全部入れる。
ほんの少し手間は増えます。
でも、次にコピー用紙がなくなるまで、誰も補充しなくていい。
この小さな違いに、
「自分の仕事だけを見るか、次の人まで見るか」
が出る気がしています。
部分最適と全体最適の違いを30秒で考える
かなり雑な計算ですが、こんなイメージです。
紙を少しずつ3回補充する。
1回20秒なら、
20秒 × 3回 ＝ 60秒。
最初から一束まとめて入れる。
30秒 × 1回 ＝ 30秒。
自分一人だけを見ると、
「必要な分だけ入れた方が20秒で終わるじゃん」
となります。
これが部分最適。
一方で、次の人、その次の人まで含めれば、最初に全部入れた方が組織全体の作業時間は減ります。
これが全体最適です。
まあ、コピー用紙で30秒を争ってどうするんだという話ではありますが（笑）。
大事なのは時間そのものではありません。
「自分の作業の後に何が起こるか」を考える癖があるか。
そこだと思っています。
一生懸命な人ほど、部分最適になることもある
面白いのは、自分の分だけ紙を入れる人が、仕事をサボっているわけではないことです。
むしろ逆。
目の前の仕事に一生懸命。
早く資料を出したい。
次の仕事へ進みたい。
自分のタスクを終わらせたい。
だからこそ、
「自分の作業を最短で終わらせる」
ことに意識が集中します。
すると、
「この後、誰がこのコピー機を使うのか」
まで考える余裕がなくなる。
以前、
「全部入れた方が、みんなの作業は減るよ」
と説明したこともあります。
でも、これが意外と伝わらないこともありました。
全体最適って、知識というより、
普段どこまで“次”を見る習慣があるか。
なのかもしれません。
仕事の仕組み化でも「次の人」を見る
これはコピー用紙だけの話ではありません。
仕事を仕組み化するときも同じです。
たとえば、自分が資料を作った。
そこで、
「資料完成。自分の仕事は終わり」
と考えるのか。
それとも、
「この後、誰が確認する？」
「その人が判断しやすい状態になっている？」
「次の作業でまた同じ情報を探さなくて済む？」
まで考えるのか。
この違いは結構大きいです。
メールでも同じ。
自分が必要なことだけ書いて送るのではなく、
相手が次に何を判断して、何をするのか。
そこまで考えて情報を並べる。
会議でも、
「会議が終わった」
ではなく、
「誰が何をいつまでにやるか」
まで決めておく。
一つひとつは小さい話です。
でも、この小さな「次を見る」が積み重なると、組織全体の手戻りはかなり減ります。
全体最適は、大げさな改革じゃなくていい
「全体最適」というと、
業務改革。
組織設計。
DX。
みたいな、ちょっと大きな話に聞こえます。
もちろん、そういう全体最適もあります。
でも日常では、
コピー用紙を全部入れる。
共有ファイルを次の人が分かる名前で保存する。
会議の最後に担当者を決める。
そのくらいでもいい。
むしろ、
こういう小さな行動が自然にできる職場ほど、全体最適の考え方が浸透している。
いろいろな職場を見てきて、そんな感覚があります。
余裕がないと「自分の仕事」しか見えなくなる
逆に言えば、部分最適が多い職場は、個人の意識だけが原因ではないと思っています。
みんな忙しすぎる。
常に時間に追われている。
自分の仕事を終わらせるだけで精一杯。
そんな状態なら、
「次の人のために少し余分にやっておこう」
という発想が出にくいのも当然です。
だから、コピー用紙を100枚しか入れない人を見て、
「全体最適が分かってない！」
と怒るのも、ちょっと違う。
むしろ、
「この職場、みんな余裕なくない？」
を見る方が大事かもしれません。
全体最適には、考え方と同時に、
周りを見るための余白
も必要なんだと思います。
まずは「自分の次」を一つだけ考える
全体最適を意識しよう。
と言っても、大げさに考える必要はありません。
自分が仕事を終える時に、
「この次、誰が何するんだっけ？」
と一度だけ考えてみる。
それだけでも十分です。
自分が30秒余計に使うことで、誰かの1分がなくなるかもしれない。
自分が少し整理して渡すことで、相手の確認が一往復減るかもしれない。
そういう小さな積み重ねが、仕事を少し楽にする。
コピー用紙500枚。
たったそれだけの話ですが、意外と奥が深いです。
次に職場のコピー機で紙が切れたら、ちょっと観察してみてください。
その500枚に、
職場の「全体最適」が見える……かもしれません。
関連note🗒️
・【ゆる仕事×仕組み化】コピー用紙の補充でわかる「全体最適」が浸透している職場
